Un imprenditore che si occupa di trasporti non sta sicuramente vivendo un periodo felice e prosperoso durante questo inizio di 2023: l’eliminazione del taglio delle accise ha portato il gasolio ad un nuovo aumento dei prezzi e il metano che viene utilizzato per alimentare i camion di nuova generazione ha subito un incremento dei costi elevato fin dal febbraio 2022.
In questa situazione non certo rosea è molto importante riuscire a gestire e monitorare nel migliore dei modi le spese relative agli automezzi e nelle prossime righe di questo articolo cercheremo di fornirvi alcuni consigli pratici per riuscire nel vostro intento.
Il tracciamento delle spese degli automezzi
Partiamo dall’osservazione di quali spese e scadenze sia importante tracciare.
In primo luogo il consumo di carburante relativo ai chilometri percorsi in ogni singolo viaggio è un elemento fondamentale da tenere in considerazione. Più dati si ottengono e più è semplice riuscire a prevedere le spese per i viaggi che sono stati commissionati.
Altro elemento fondamentale è il tracciamento delle scadenze e delle spese di manutenzione periodica degli automezzi. Avere uno scadenziario con gli importi spesi permette di avere un quadro chiaro sulle operazioni da compiere e sulle spese da dover affrontare periodicamente, in modo da avere previsioni molto accurate sulla liquidità che l’impresa ha a disposizione nei vari periodi dell’anno.
Fare tutte queste operazioni a mente è impossibile, anche se l’azienda dispone di un solo mezzo, e proprio per questo motivo è necessario prevedere l’implementazione in azienda di un sistema di fleet management. Esistono diversi software appositi sul mercato che possono aiutarci nello svolgimento di questo compito, ma si possono anche usare dei comuni fogli di calcolo Excel o delle tabelle Access, che approfondiremo nei prossimi paragrafi.
Come gestire scadenze e spese dei mezzi con Excel
La gestione della flotta può essere fatta semplicemente con un file Excel o Google Sheets nel caso i mezzi da monitorare siano pochi.
In questo caso sarà necessario creare una scheda per ogni veicolo e inserire tutte le operazioni di manutenzione e le varie scadenze (con rispettivi importi) in modo da avere un quadro completo di tutto ciò che è stato fatto e delle operazioni da fare entro una certa data.
Molto importante è anche la compilazione di una scheda relativa a chilometraggio e spese di carburante, così che si possano ottenere i dati relativi al costo di ogni viaggio, in modo da poter fare delle stime più accurate sui preventivi per la vendita dei servizi di trasporto.
I sistemi più evoluti: Access e i software di fleet management
Nel caso in cui i mezzi da monitorare siano molti di più diventa molto difficile affidarsi ad un semplice file Excel e in questo caso ci può venire in soccorso Microsoft Access.
Il funzionamento è abbastanza analogo, ma il software in questione ci permette anche di effettuare un’elaborazione dati più approfondita per ottenere un database e dei grafici che facilitino il compito di gestione e monitoraggio.
Sviluppare un sistema di questo tipo con Access richiede una buona padronanza del software e dell’uso del pc e non sempre queste skills rientrano nelle competenze di un imprenditore che si occupa di trasporti.
Per questo motivo sono disponibili in commercio servizi e software di fleet management. È infatti possibile acquistare un software per la gestione della flotta creato ad hoc che permette di esaminare i dati in tempo reale e avere alert delle varie scadenze o anche affidare l’intera gestione dei mezzi ad un’azienda specializzata nell’erogazione di questo tipo di servizio.