Con l’aumento dei costi delle materie prime e dei carburanti nell’ambito aziendale si sente sempre più spesso parlare di gestione della flotta e di ottimizzazione di spese, scadenze e consumi in modo da risparmiare e poter far prosperare un’impresa.
All’interno di questo articolo cercheremo di fornirvi una panoramica sull’argomento in questione, cercando di capire insieme cos’è una flotta aziendale e come tracciare le spese che la riguardano.
Quando si può parlare di flotta aziendale?
La flotta aziendale è l’insieme di veicoli di ogni tipo che ha un’azienda a disposizione per erogare i servizi che vende alla propria clientela.
Si parla di flotta aziendale comunemente nelle aziende di trasporti su gomma e si intende l’insieme di camion e autocarri che guidano gli autisti per il movimento delle merci.
Anche i noleggi dispongono di una flotta aziendale. In questo caso si intende il parco macchine che sono disponibili per il noleggio, come le comuni autovetture, i furgoni o i mezzi per lavori specifici, ad esempio i camion con gru o cestello.
Infine si può parlare di flotta aziendale anche all’interno delle aziende che svolgono servizi di vario genere, come installazione e manutenzione di caldaie e impianti domestici o le autovetture che vengono assegnate ai commerciali per raggiungere i propri clienti.
Se un’azienda dispone di 2 o più veicoli si può quindi parlare di flotta aziendale ed è necessario un sistema di gestione per fare in modo di controllare e monitorare le spese in questione.
Come si tracciano le spese di gestione dei mezzi?
Per tracciare le spese di gestione e i consumi dei mezzi di un’azienda si possono usare diversi sistemi.
Il più semplice è un foglio di calcolo Excel, che permette di creare una tabella dove vengono inseriti tutti gli adempimenti amministrativi e gli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria con i relativi importi. In questo modo si riesce a non dimenticare alcuna scadenza e al tempo stesso a prevedere le varie spese nel corso del tempo.
Alternative più evolute sono i sistemi di fleet management, veri e propri software creati appositamente per l’inserimento automatico dei dati relativi a percorrenza e consumi, con schede e promemoria dedicati per gli interventi di manutenzione ordinaria e gli adempimenti amministrativi.
Nel primo caso sono necessarie buone doti nell’utilizzo di Excel e nella creazione di formule apposite per ricavare dei dati facili da consultare, mentre nel secondo caso si parla di software creati appositamente per questo scopo, molto più semplici nel loro utilizzo.
È possibile creare una scheda per la manutenzione delle automobili con Excel?
Sebbene possa sembrare complicato, per un’azienda che ha poche autovetture da gestire l’utilizzo di Excel potrebbe rivelarsi una buona opzione.
Per creare una scheda di manutenzione di un veicolo vi suggeriamo di utilizzare il software originale di casa Microsoft e scaricare direttamente da questa pagina il template da poter importare.
In alternativa potrete sempre utilizzare Google Sheets, gratuito se disponete di un account Gmail, e copiare il modello in questione, inserendo poi le formule per ricavare la somma degli importi e le scadenze da monitorare.