Come organizzare un webinar aziendale

Con questo breve articolo tenteremo di delineare il processo di produzione di un webinar, dalla pianificazione allo svolgimento sia da un punto di vista formale che sostanziale. Il primo aspetto da considerare è l’attenzione, meglio ancora il livello di attenzione che viene richiesto agli partecipanti a cui si chiede di lasciare le proprie attività per alcune ore, allo scopo di acquisire i contenuti proposti. È necessario che i contenuti siano sufficientemente interessanti, soprattutto in un contesto B2B.

Quali contenuti trattare in un webinar aziendale

Ecco un breve elenco di contenuti erogabili con webinar a tema azienda:
• Approfondimento di contenuti di nicchia
• Workshop relativo ad una situazione attuale basato su skills trasversali
• Tutorial
• Adattamento di presentazioni precedentemente utilizzate nel corso di eventi dal vivo o interviste con opinion-maker.

Alcuni contenuti da evitare:

• Contenuti già proposti
• Contenuti generali
• Vendite celate dietro gli approfondimenti.

In linea di massima, promettere cose non realizzabili o non adempiere alle promesse affossa la credibilità.

Creare un webinar: contenuti e pianificazione

Due sono gli aspetti fondamentali della creazione di un webinar: aspetto tecnico e aspetto contenutistico. Entrambi implicano sfide, alcune più semplici altre più complesse.
È necessario individuare contenuti forti, univoci, interessanti. Questo agevola il rispetto dell’argomento nel corso del webinar.
In ambito di marketing digitale, ad esempio, si tratta di contenuti troppo ampi se si parla di “la ricerca a pagamento”; questo potrebbe essere indirizzato verso il tema più ristretto “come gestire le offerte attraverso il remarketing”. Sono passaggi utili per rispondere alla domanda: come fare un webinar  aziendale

La scelta dei relatori di un webinar interattivo

L’ospite ottimale è un esperto della materia con dimestichezza nell’ approccio alla telecamera.
L’expertise è fondamentale per gestire domande inaspettate, per mantenere viva l’attenzione e per catalizzarla.
Il fallimento è spesso connesso con scarse abilità di esposizione in contesti pubblici e bassa dimestichezza con la telecamera.

Identificare il format

Complessità dei contenuti del webinar e presenza di relatori autorevoli sono alla base del processo per identificare il format da utilizzare per il webinar.
Si deve decidere anticipatamente quali relatori ospiterà il webinar e in quali modalità: relatore unico, intervista a due, tavolo di lavoro con moderatore.

Video e promozione

Il processo di promozione risulta fondamentale. Deve essere pianificata in anticipo e deve essere gestita attraverso mailing e azioni mirate. Per un ottimale processo di marketing si potrebbe prevedere la pubblicazione di alcuni video nelle diverse piattaforme social con implicita la richiesta di condivisione, inoltre il coinvolgimento di diverse aziende collegate sembra apportare ottimi riscontri in termini di adesioni al webinar.

La sceneggiatura del webinar

In mancanza di uno script, il webinar è destinato a fallire. Produttori e relatori di webinar, anche se molto abili, si avvalgono di script, in quanto parlare per più di un’ora di un argomento è una grande sfida. In caso di perdita di attenzione da parte dei partecipanti il webinar è inutile.
Lo script è una mappa che aiuta a restare in argomento e agevola la gestione dei tempi. È conveniente commisurare il ricorso a script e a video, preparando una sorta di copione che si riferisca allo specifico argomento.

Aspetti tecnici

Piattaforma per i webinar

Nel web esisto un gran numero di piattaforme adibite a webinar. Ognuna di esse comporta vantaggi e svantaggi. Fino a qualche mese fa la stragrande maggioranza di webinar veniva erogata attraverso la piattaforma GoToWebinar di Citrix, che però ha alcuni limiti in quanto a bacino di utenza supportata. Si è assistito alla migrazione dei webinar di formazione sulla piattaforma GoToTraining sempre di Citrix, che consente la gestione di webinar più complessi e interattivi.

Audio

La qualità dell’audio è determinante per la riuscita del webinar. Volume non adeguato, rumori di interferenza e qualità insufficiente possono compromettere l’esito del webinar. Data la rilevanza di questo fattore è fondamentale il ricorso a strumentazione professionale direzionale con connessione via cavo.

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