Negli ultimi dieci anni l’Open Space utilizzato in molti uffici aziendali è un nuovo sistema che permette di integrare nello stesso ambiente di lavoro più dipendenti e più attività lavorative.

Questo modello è utilizzato principalmente per esigenze di spazio e concentra in un unico ambiente più mansioni. Ha dei vantaggi in termini economici per il datore di lavoro perchè permette di ridurre la quantità di alcuni dispositivi come stampanti, telefoni, di eliminare in alcuni casi dei mobili e recuperare spazio. L’Open Space inoltre fa sì che ci sia la possibilità di integrare maggiormente i dipendenti che da una parte riescono a scambiarsi le informazioni in modo più semplice e veloce e quindi a coordinarsi al meglio e dall’altra possono interagire insieme favorendo il feeling lavorativo e il buon umore. In questo modo si produce un “clima” positivo in azienda.

Vi sono anche aspetti che possono risultare negativi. Uno di questi dipende proprio dal fatto che i dipendenti passano l’intera giornata insieme. Caratteri e modi di pensare diversi potrebbero produrre un’atmosfera negativa che non facilita sicuramente l’attività lavorativa. Le distrazioni continue, le scelte sulla gestione degli impianti di riscaldamento e condizionamento, il tono di voce con cui si parla a telefono, eventuali rimproveri da parte del datore di lavoro in presenza degli altri collaboratori possono essere altre caratteristiche che vanno contro questa modalità. Inoltre, un concetto introdotto negli ultimi anni è quello del distanziamento tra gli individui.

Un ufficio open space non calza molte bene con questo aspetto. Per cercare di ovviare a questo problema sono stati introdotti pannelli divisori o vetri che permettono almeno di separare il personale quando ognuno è seduto nella propria postazione.
Anche considerando questi aspetti “negativi” è quanto mai importante la tipologia di arredamento da utilizzare per preparare al meglio l’ambiente lavorativo open space.

In questo articolo analizzeremo gli aspetti rilevanti nella scelta di arredo per un ufficio Open Space.
Prima di tutto si deve arredare e valorizzare un ufficio open space in modo tale da ottenere gli obiettivi di funzionalità, efficienza, integrazione, benessere individuale e positività fondamentali in un’ambiente lavorativo. A questi si riesce ad arrivare grazie ad un Design opportuno, ad un buon posizionamento e dimensionamento degli elementi d’arredo e dei mobili come sedie, scrivanie e librerie e grazie ad un’illuminazione efficace che permette di non far stancare chi deve lavorare per molte ore anche davanti ad un computer.

Il giusto Design per il nostro Ufficio Open Space

Lo stile che si vuole dare all’ufficio di lavoro gioca un ruolo molto importante. Questo deve essere coerente con il settore nel quale è impegnata l’azienda, deve essere accogliente e deve dare un’immagine di professionalità nel caso di visita di qualche cliente o fornitore. L’estetica è rilevante per chi è esterno e si affaccia all’interno dell’azienda per alcune volte.

Per chi invece deve passare tutto l’orario di lavoro in un unico ambiente e per il datore di lavoro diventa fondamentale che l’ufficio sia il più possibile confortevole, che possa permettere un minimo di privacy e che sia efficiente per l’attività lavorativa. Di solito però i due aspetti vanno di pari passo, se un ufficio ha un ottimo e ben fatto Design questo si abbina facilmente con la funzionalità e l’ergonomia.

In alcuni casi proprio per soddisfare le varie esigenze lavorative è opportuno eseguire uno studio dettagliato in modo da avere varie soluzioni da scegliere. In questo caso può essere contattato un designer specializzato in workspace design.

Qualcosa che può da una parte migliorare il design e dall’altra essere molto piacevole sia per il cliente sia per il collaboratore potrebbe essere la collocazione di alcune piante ornamentali per interno che possono essere facili da mantenere o a pensile oppure appoggiate a terra. Queste potrebbero produrre un’atmosfera di serenità all’interno di un luogo di lavoro. Privilegiare le piante che hanno bisogno di poca manutenzione e che possano resistere ai weekend.

Collocazione e scelta dei mobili e degli elementi di arredo (scrivanie, mobili, librerie, mensole, area riunione, eventuali divisori).

Nell’organizzazione dello spazio di un ufficio openspace gli aspetti principali da considerare sono: il numero di postazioni e il modo di lavorare se i dipendenti dovranno interagire continuamente o invece ognuno di essi lavorerà individualmente. Questo secondo punto è molto importante per decidere sulla grandezza delle scrivanie da utilizzare.

Nel caso di un lavoro autonomo individuale si può scegliere una scrivania per una sola persona, con una postazione anche separata dalle altre magari sfruttando gli angoli della stanza oppure collocando le postazioni una di fronte all’altra con una parete divisoria che le separa. Questo pannello può essere anche di tipologia fono assorbenti e cioè permette di ridurre i rumori all’interno della stanza favorendo la tranquillità di lavoro.

Questo permette una maggiore privacy e una razionalizzazione degli spazi.

Nel caso di maggiore interazione tra gli individui, è possibile adottare delle scrivanie più lunghe o invece delle scrivanie più grandi sia in lunghezza che in larghezza intorno alle quali formare delle postazioni e condividere gli stessi dispositivi come fotocopiatrici o stampanti.

In questo caso si facilita molto l’interazione tra collaboratori, permettendo nello stesso luogo anche le riunioni. Con questa modalità si potrebbe introdurre un proiettore che permetta di rendere visibile su una parete a tutti i collaboratori un contenuto da condividere o una presentazione.

Da non sottovalutare è la scelta del tipo di seduta che deve essere confortevole e soddisfare i criteri di ergonomia.

Banale ma comunque importante e da notare è che le postazioni non devono intralciare il passaggio delle persone e quindi le sedute non devono essere collocate in corrispondenza di porte o accanto ad altre poltrone.

Nel caso in cui lo spazio lo permetta e quando è importante un briefing periodico tra gli impiegati dell’ufficio è utile ricavare una piccola area riunione dove affrontare le problematiche insieme o anche in alcuni casi dialogare nella pausa caffè.

Altro aspetto importante è la presenza di librerie o comunque di mobili che permettano di archiviare i documenti. A questo sarebbe più opportuno privilegiare mensole, sospesi o librerie a doppia parete o aperte che da una parte permettano di vedere attraverso e possanno essere sfruttate da entrambi i lati. In alcuni casi si utilizzano delle vere e proprie pareti attrezzate in grado di poter sia archiviare i documenti sia rendere visibile i programmi e gli obiettivi di lavoro.

Il distanziamento è un altro problema da valutare. Dopo anni di pandemia la separazione sanitaria tra un individuo e un altro è diventata obbligatoria. In questo caso l’open space non viene sicuramente in aiuto. I collaboratori sono comunque costretti a condividere lo stesso spazio ma l’aiuto di pannelli divisori descritti nel precedente paragrafo e la collocazione delle postazioni il più possibile vicino alle finestre può ridurre leggermente il rischio di contagio.

Le porte scorrevoli all’interno dello stesso ufficio potrebbero aiutare il distanziamento e potrebbero servire anche per ridurre al minimo i disturbi di altre postazioni permettendo una maggiore concentrazione nel lavoro da parte del dipendente. Queste porte potrebbero essere aperte nel caso per esempio ci siano delle riunioni oppure nei periodi di pausa caffè.

Un’illuminazione adeguata e una collocazione giusta di finestre e porte è fondamentale.

L’illuminazione priva di ombre e riflessi permette di lavorare in maniera riposata migliorando la produttività e la qualità del lavoro. I punti luce devono essere scelti in maniera intelligente tenendo conto della posizione di ogni singola postazione e del fatto che nello stesso ufficio ci sono molti monitor che generano fonti di luce in varie direzioni. Bisogna fare una scelta sulla tipologia di illuminazione di ogni postazione perchè ognuna ha determinate necessità.

L’illuminazione deve permettere quindi il comfort visivo e la sicurezza visiva del dipendente. Molto importante è che ci sia la presenza di finestre che possano portare all’interno la luce solare anche se in questo caso sono fondamentali le tende. La luce naturale in ufficio deve essere adeguata.
Nel caso in cui in ufficio ci siano grandi e molte finestre e ci sia bisogno di un buon isolamento acustico l’ideale è utilizzare gli infissi in Pvc, molto indicate anche in fase di ristrutturazioni. Questi permettono di limitare i costi di acquisto e di manutenzione infatti risultano avere prezzi estremamente competitivi e sono praticamente prive di manutenzione. Oltre a ridurre al massimo le onde sonore provenienti dall’esterno migliorando la qualità di vita del lavoratore permettono anche un ottimo isolamento termico.

Un altro aspetto che riguarda la luce è sicuramente il colore delle pareti. Se questo da una parte deve essere coerente con il design, dall’altra non deve disturbare il lavoratore e deve contribuire a creare un’atmosfera serena per tutto il gruppo.

Sono quindi molteplici gli aspetti da considerare quando un datore di lavoro deve arredare un ufficio open space. In realtà possiamo dire che due sono i fondamentali. Il primo è sicuramente la produttività, un luogo di lavoro deve essere efficace e efficiente per ottenere degli scopi lavorativi. Il secondo non meno importante è il benessere del lavoratore sia dal punto di vista fisico che psicologico.

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