Questi ultimi mesi ci hanno insegnato che lauree, matrimoni e grandi eventi possono essere indimenticabili anche se vissuti a distanza grazie alle dirette streaming. Inoltre abbiamo capito che è possibile imparare ed apprendere anche nella comodità e nell’isolamento della propria casa. Infine ci siamo adeguati a partecipare ad eventi, che classicamente erano concepiti come momenti di condivisione e contatto con relatori e partecipanti, in modalità virtuale in diretta live direttamente dalla nostra postazione laptop.
Questo articolo si presenta come una breve panoramica degli eventi virtuali con riferimento ai possibili budget e alle modalità di promozione.
Webinar e eventi virtuali
Con il termine evento virtuale si vuole indicare una categoria di evento che include corsi, conferenze, presentazioni che può essere trasmesso in diretta e reso disponibile on-demand. Questo tipo di evento può configurarsi come momento di confronto, di divulgazione, di informazione e di formazione. In questo caso è possibile sostituire gli eventi in presenza con quelli on-line. L’esempio più classico è quello del webinar aziendale
Convegni virtuali
I convegni on-line garantiscono la diffusione e condivisione di contenuti, riuscendo anche ad attrarre una nuova platea di contatti e favorendo la promozione dei prodotti aziendali siano essi prodotti di consumo, sistemi, macchinari o servizi. O più semplicemente presentazioni aziendali erogate su canali social
Durante questo tipo di evento virtuale vengono divulgate informazioni, nuovi contenuti e approfondimenti e aggiornamenti. Se parliamo del contesto industriale e del mondo produttivo, questi eventi offrono l’opportunità di diffondere, promuovere e condividere informazioni relative all’ azienda. Parallelamente a quanto avveniva nel corso di fiere, expo e meeting di settore.
Eventi digitali in streaming o on-demand
Gli eventi digitali vengono trasmessi o in diretta, quindi simultaneamente allo svolgimento reale, o in differita, ossia fruibili in un certo momento sulla piattaforma anche se precedentemente registrati, oppure on-demand, il che implica la libera fruizione. La partecipazione o visione dell’evento può essere libera, in altri casi può richiedere il pagamento di un ticket. Alcuni esempi di eventi digitali di questo tipo sono i concerti, le partite, le piece teatrali e altre rappresentazioni artistiche.
Ma nel caso di contenuti tecnici e commerciali è consigliabile rendere accessibile il contenuto on-demand, spesso attraverso il download del seminario on line, in modo da favorire il raggiungimento del maggior numero possibile di utenti. Nel caso di evento live in diretta è necessario pianificare preliminarmente alcuni punti:
- location nella quale allestire l’evento;
- gestione della fruibilità del contenuto (solo in diretta o anche on-demand);
- valutazione della piattaforma utilizzata per la diffusione dell’evento;
- modalità di interazione tra i partecipanti.
Eventi trasmessi in diretta online
Nel corso della pianificazione dell’evento live è necessario riuscire a creare esperienze del tutto sovrapponibili a quelle in presenza sia da un punto di vista di partecipazione che di comunicazione tra i partecipanti, anche attraverso spazi riservati alle interazioni. Per i contenuti e soprattutto per la strategia da adottare per la scelta e la profilazione del pubblico, si rimanda a questo articolo che tratta approfonditamente come gestire un evento digitale o un congresso virtuale
Le dirette streaming implicano sempre maggiori rischi di errore rispetto agli eventi registrati e richiedono che vengano accertate anticipatamente le caratteristiche tecniche e la presenza di un meccanismo di sostituzione immediata del contenuto con una versione backup, In questo caso è molto utile rapportarsi con case di produzione video per la diffusione in diretta di eventi virtuali
Eventi Pre-registrati
A volte la scelta dell’evento in diretta risulta eccessivamente dispendioso a fronte di limitate partecipazioni. In questi casi è consigliabile ricorrere ad eventi per-registrati o ibridi. Questo tipo di eventi comporta diversi vantaggi tra cui l’ incremento della platea di fruitori che in tempi diversi possono accedere ai contenuti. Non ultimo il poter erogare video presentazioni multilingua per ogni tipo di pubblico
Standard qualitativi dei file utilizzati per gli eventi digitali
Al momento della pianificazione degli eventi è necessario determinare degli standard di base per i file audio e video. La tendenza a coinvolgere relatori dislocati in luoghi differenti rappresenta un rischio ulteriore per la buona riuscita dell’evento.
È indispensabile assicurarsi che i relatori dispongano di adeguati supporti per la connessione internet, di webcam appropriata, di microfono sufficientemente isolante rispetto ai rumori di sottofondo e di un ambiente abbastanza illuminato. L’illuminazione a tre punti potrebbe essere sufficiente.
Buone prassi
In primo luogo si deve sempre tenere presente che i partecipanti utilizzano il proprio tempo per dedicarsi alla visione dell’evento digitale. A maggior ragione se si parla a una platea business. Perché questo investimento in termini di tempo sia giustificato è necessario che implichi evidenti vantaggi. Al proposito è consigliabile anticipare l’uscita dell’evento digitale con materiale pubblicitario che ne spieghi i contenuti e i benefici legati alla partecipazione .
Il lancio deve chiarire le modalità di fruizione (diretta o pre-registrata), i tempi di disponibilità dei contenuti, dinamicità delle comunicazione tra partecipanti e con i relatori, disponibilità di materiale informativo o didattico, possibilità di esporre domande e le modalità in cui sarà possibile farlo.
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